Kleine Projekte mit OneNote und Outlook

Wie geht das eigentlich mit kleinen Projekten nach der Definition von Getting-Things-Done? Ein kleines Projekt ist ja jedes Vorhaben, welches mehr als zwei Aktivitäten umfasst. Die meisten dieser kleinen Projekte führe ich mittels Outlook und OneNote. Wie, gibt’s hier zu lesen.

Ein Leser schrieb mir:

ich bin heute auf Ihre Homepage gestoßen und ich finde den Ansatz gut wie Sie Projekte über Outlook abwickeln. Was mich brennend interessiert, wie dokumentieren Sie die einzelnen Aufgaben in einem solchen Projekt?Schreiben Sie die Antworten gleich unter die Aufgabe wie in meinem kleinen Beispiel?

Beispiel
X Termin mit Max Mustermann ausmachen
A: Termin am 10.07.2017
O Präsentation erstellen
O Besprechungszimmer buchen

Vielen Dank im Voraus über Ihre Antwort!

Kleine Projekte führe ich nicht mehr ausschließlich in als Projekte in den Aufgaben in Outlook, sondern nutze den Umstand, dass solche kleinen Projekte oft aus Notizen und Ideen entstehen, die bei mir ohnehin in einem elektronischen Notizbuch in OneNote stehen. Und Outlook-Aufgaben lassen in OneNote wunderbar sammeln.

Zwei Aktivitäten machen ein Projekt?

Zwei Aktivitäten machen ein Projekt? Ganz so eng sehe ich das nicht (mehr). Zwei Aktivitäten ergeben zwei Aufgaben in Outlook. Bei zwei oder drei Aufgaben vergebe ich auch mal einfach nur ein gemeinsames Schlüsselwort, um zu sehen, dass diese zusammen gehören. Vor allem, wenn diese zwei Aufgaben nicht voneinander abhängen, sondern das gesamte Vorhaben einfach beide benötigt, brauche ich diese nicht besonders führen.

Wichtig ist aber, dass du Aufgaben wirklich als Aktivitäten, also als ausführbare Handlungen erfasst. Wir erinnern uns an David Allens Beispiel: Mutters Geburtstag ist keine Aktivität, sondern höchstens ein Ereignis. Mutters Geburtstagsfeier organisieren ist ein Projekt. Gästeliste für Geburtstagsfeier erstellen ist eine ausführbare Handlung.

Für jede Aufgabe gilt:

1. Eine Aufgabe ist ein konkreter Handlungsschritt. Das bedeutet, Du kannst damit beginnen, ohne groß überlegen zu müssen, was die Aufgabe bedeutet oder was zu tun ist.
2. Eine Aufgabe enthält ein Verb. Damit stellst Du sicher, dass es sich tatsächlich um eine Handlung, eine Aktion handelt, nicht nur um eine vage Erinnerung.
3. Eine Aufgabe ist in einem Rutsch zu erledigen. Diese ist quasi atomar, eben ein Handlungsschritt. Natürlich kannst Du es auch auf mehrmals erledigen, und dieser Handlungsschritt darf auch lange dauern, aber Du musst zumindest theoretisch ohne Unterbrechung daran arbeiten können.
4. Eine Aufgabe kann weitere Aufgaben als notwendig voraussetzen. Alles, was Du also brauchst, bevor Du den Handlungsschritt in einem Rutsch durchführen kannst, notierst Du selbst wieder als Aufgabe.

Projekte in OneNote

Während große Projekte entweder sich durch schlechte Planung aus kleinen entwickeln, oder aus Strategien abgeleitet werden, und mittels entsprechender Werkzeuge geplant werden, entstehen kleine Projekte aus unmittelbarer Notwendigkeit und aus der Situation.

Du sitzt in einer Besprechung oder mit einem Kollegen zusammen, ihr beredet, wie etwas zu erreichen ist, und mach euch Notizen auf eine OneNote-Seite, und zack – schon hast Du Aufgabenideen für ein Projekt zusammengetragen.

Vorsicht ist geboten: Diese Aufgabenideen sind noch keine Aufgaben, wie oben in den vier Punkten nachzulesen. Du teilst diese Ideen also so auf und formulierst sie so um, dass sie tatsächlich umsetzbar (“actionable”) sind.

Eine Seite pro Projekt?

Muss nicht, kann. Wie gesagt, ein Mini-Projekt kann ja auch nur zwei oder drei Aktionen umfassen. Dafür jedes Mal eine eigene Seite anzulegen brächte nur die Übersichtlichkeit in OneNote zum straucheln.

Das schöne an OneNote zusammen mit Outlook-Aufgaben ist ja, dass ich die Mini-Projekte dort erfassen kann, wo sie ohnehin ganz natürlich entstanden. Das kann auf einer Themenseite sein, auf der Seite mit Notizen einer Besprechung, auf einer Ideenseite.

Pragmatisch gewinnt. Mach’s einfach.

Outlook-Aufgaben erzeugen

Hast du die nächsten Aktivitäten schön atomisiert und ausformuliert, kannst du Outlook-Aufgaben daraus erzeugen.

1. Markiere die Zeile, die zum Text der Outlook-Aufgabe werden soll. Es wird immer die ganze Zeile genommen, egal wie viel du davon markierst.
2. Klicke auf das Outlook Aufgabe Symbol in der Buttonleiste und wählen Aufgabe mit der entsprechenden Fälligkeit aus.
3. Alternativ zum Klicken nutze die Tastatur und sei viel schneller:
   • Strg-Shift-1: Fälligkeit heute
   • Strg-Shift-2: Fälligkeit morgen
   • Strg-Shift-3: Fälligkeit diese Woche
   • Strg-Shift-4: Fälligkeit nächste Woche
   • Strg-Shift-5: ohne Fälligkeit
   • Strg-Shift-K: Fälligkeit an anderem Datum

Du hast jetzt eine kleine rote Fahne vor dem verknüpften Text in OneNote, und eine neue unkategorisierte Aufgabe in Outlook. Diese neue Aufgabe – oder Task, wenn du Outlook auf Englisch nutzt – verschiebst du jetzt am besten in den Kontext, in den sie gehört.

Für die Navigation und das weitere Verwenden der OneNote-Outlook-Integration schau bitte in den Artikel „In OneNote Aufgaben für Outlook managen“. Das Schöne an dieser Vorgehensweise ist ja, dass du von der Aufgabe in Outlook immer leicht zum Ablage-Ort in OneNote navigieren kannst, indem du auf die Verknüpfung im Detail-Feld der Outlook-Aufgabe doppelklickst.

Grenzen von OneNote-Projekten

Ich führe Mini-Projekte in OneNote. Ich beschränkte mich meist auf Projekte, bei denen folgendes gegeben ist:

• Mini-Projekte, die ich alleine abarbeite, oder höchstens mit zwei oder drei eng zusammenarbeitenden Personen.
• Keine komplizierten Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten. Eine Sequenz ist in Ordnung. Komplexere Wenn-Dann-Beziehungen lassen sich hier nicht zuverlässig abbilden.
• Mini-Projekte, deren Aktivitäten ich hauptsächlich für mich nachverfolge. Das führen in OneNote mit Outlook ist für mich kein Instrument, in nennenswertem Umfang andere Mitarbeiter zu steuern.
• Mini-Projekte, in denen die Mitarbeiter selbstverantwortlich sind. Wenn sich jeder seine Aufgaben in Outlook anlegt, funktioniert das ganz gut. Freilich schreiben wir dann in OneNote vor die jeweilige Augabe einen Namen davor. Ich erstelle aber für niemanden Outlook-Aufgaben und weise nicht in Outlook zu.
• Nicht zu viele OneNote-Mini-Projekte. Wenn du irgendwann hunderte von offenen Mini-Projekten in OneNote hast, wird es im wöchentlichen Review irgendwann schwierig, eine Übersicht über alle offenen Projekte zu gewinnen.

Wie immer in Produktivitätssystemen gilt: Nicht übertreiben. Es ist nur ein Werkzeug.

Wie verwendest du OneNote? Lasse mich und die anderen Leser daran teilhaben – schreibe mir und kommentiere gleich unten.

Foto: www.joachimschlosser.de, Lizenz Creative Commons Attribution ShareAlike

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Der Beitrag Kleine Projekte mit OneNote und Outlook erschien zuerst auf Dr. Joachim Schlosser.